Artikelen
No pain no gain
Auteur: Marco van Herwijnen Geplaatst: 02-11-2010
"No Pain No gain" is een door Jane Fonda in haar fitness video geïntroduceerde uitdrukking, die je veelvuldig in films tegenkomt. Geen winst zonder pijn. Omgekeerd is ook waar, zonder pijn geen verbetering. Zonder prikkels in welke vorm dan ook worden geen winsten behaald op efficiëntie of effectiviteit. Mensen en organisaties hebben een doel nodig om zicht in vast te bijten. Zonder doel om na te streven vervalt de werkomgeving in een monotone sleur en raken we vastgeroest in onze manier van werken. Op een gegeven moment kunnen we zelfs vergeten waarom we dingen doen zoals we ze doen. "Zo doen we het al jaren!".
Concreet en meetbaar geformuleerde doelstellingen kunnen de prikkel geven om zowel het bedrijf- en werkproces, maar ook het eigen presteren of het presteren van de organisatie te beoordelen. Bij volwassen organisaties zullen de bedrijfsdoelstellingen op zichzelf al genoeg prikkels geven en zijn medewerkers zich bewust van hun rol bij het bereiken van de doelstellingen. Binnen deze organisaties zijn de processen met elkaar in lijn gebracht en worden deze op basis van kwantitatieve kengetallen gestuurd en beoordeeld. De medewerkers worden door de leiding geïnspireerd om constant mee te denken over potentiële verbeteringen van de organisatie. Strategische doelstellingen vertalen zich in gerelateerde afdelingsdoelstellingen en targets en ontwikkelingsplannen voor de individuele medewerkers.
Organisaties die nog niet zover zijn dat er op alle niveaus een integrale benadering is ontstaan, daarvoor zullen de in de vorige pagina genoemde prikkels niet vanzelfsprekend zijn. De processen zijn nog niet (volledig) met elkaar in lijn gebracht. De verbanden tussen primaire en ondersteunende processen zijn niet, of niet in voldoende mate, inzichtelijk en meetbaar. Extra prikkels zullen de doelstellingen moeten begeleiden om deze te realiseren. Dergelijke prikkels kunnen liggen in het kwantificeren van de invloed die de prestaties van een afdeling hebben op het eindresultaat van andere afdelingen. Door ondersteunende afdelingen zoals de HRM, en de ICT afdeling targets op te leggen vanuit het primaire proces.
De productieafdeling, die zijn targets alleen kan realiseren met een bepaald aantal manuren beschikbaar in het productieproces, legt de afdeling HRM een target op met betrekking tot het beperken van het ziekteverzuim of de werving van nieuwe productiemedewerkers. Daarnaast kan zij de afdeling ICT targets op leggen op basis van de gerealiseerde productiviteit van de medewerkers. Deze productiviteit is dan bijvoorbeeld gekoppeld aan de beschikbaarheid van de informatiesystemen en de bijvoorbeeld de werkplekondersteuning. Hiermee wordt het wel of niet realiseren van de HRM en ICT targets en hun invloed op het realiseren van de productiedoelstellingen inzichtelijk en meetbaar.
Organisaties waar de processen nog niet of nauwelijks beschreven zijn, en waarbij de dwarsverbanden tussen afdelingsprestaties moeilijk gelegd kunnen worden, zullen hun medewerkers en afdelingsmanagers een andere prikkel moeten geven. Het spiegelen van de eigen perceptie over de geleverde dienstverlening aan het door de, interne of externe , klant ervaren niveau kan de aanzet geven tot een verbeterslag. Een cyclisch uitgevoerd klanttevredenheidonderzoek of een benchmark met een vergelijkbare afdeling zet de geleverde prestaties in een relatief daglicht. Het communiceren van de resultaten is hierbij essentieel en zal een competitieve sfeer tussen en binnen de afdelingen creëren.
Prikkels geven de aanzet tot prestaties. Op alle niveaus van de organisatie zal de prikkel tot het leveren van een bijdrage aan het bedrijfsresultaat moeten worden beleefd wil er een effectiviteit- of efficiencyslag plaatsvinden. De prikkels die een organisatie sturen moeten net als de strategie door worden vertaald naar afdeling en medewerker niveau om effect te sorteren. Afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie zullen deze prikkels intrinsiek in het proces worden meegenomen of expliciet moeten worden geïnitieerd om vervlakking van doelstellingen te voorkomen.